1. OBJETIVO

Describir las pautas para el tratamiento de Datos Personales, conforme a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normativas relacionadas.

2. DEFINICIONES

Para claridad en esta política, se adoptan las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación dirigida al titular que informa sobre las políticas de tratamiento de información aplicables.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal: Información vinculada o asociada a personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Información íntima o reservada relevante solo para el titular.

Datos sensibles: Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Encargado del tratamiento: persona o entidad que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: Persona o entidad que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Transferencia: Envío de datos personales a un receptor, responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.

Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional con fines de tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. PRINCIPIOS

Principio de finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.

Principio de libertad: El tratamiento requiere consentimiento previo, expreso e informado del titular.

Principio de veracidad o calidad: La información tratada debe ser veraz, completa, actualizada y comprensible.

Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos personales.

Principio de acceso y circulación restringida: Los datos no estarán disponibles públicamente sin control técnico que brinde conocimiento restringido a titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas protegerán los registros.

Principio de confidencialidad: Quienes intervienen en el tratamiento deben garantizar la reserva de la información.

Principio de colaboración con autoridades: La Autorización incluirá la posibilidad de suministrar información a autoridades para la prevención y mitigación de riesgos.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política se aplica a datos personales registrados y por registrar en las bases de datos de IPT SOLUTION LTDA, relacionados con arrendatarios, visitantes, clientes, clientes potenciales proveedores, contratistas, accionistas, inversionistas y empleados.

5. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN

Se espera que arrendatarios, visitantes, clientes, clientes potenciales proveedores, contratistas, accionistas y empleados suministren información veraz para un adecuado relacionamiento con IPT SOLUTIONS LTDA.

6. INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES

IPT SOLUTIONS LTDA no tratará datos personales de niños y adolescentes, excepto datos de naturaleza pública. Se garantiza el respeto al interés superior de los menores, protegiendo sus derechos fundamentales.

La implementación de esta política se llevará a cabo en concordancia con la normativa vigente y la realidad operativa de IPT SOLUTIONS LTDA. Los cambios significativos en la política serán comunicados a los Titulares de manera oportuna.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales de arrendatarios, visitantes clientes potenciales y clientes en general son recolectados con las siguientes finalidades:

Procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos.

Participar en transacciones y promocionar actividades, productos y servicios.

Realizar reportes a autoridades administrativas de control y vigilancia.

Atender fines administrativos internos y/o comerciales, como investigación de mercados, auditorías, reportes contables y análisis estadísticos.

Facilitar el funcionamiento de programas de lealtad.

Los datos personales de proveedores, contratistas, accionistas, inversionistas, empleados y demás se recopilan para:

Cumplir obligaciones legales y/o contractuales.

Realizar pagos y efectuar reportes a autoridades administrativas y judiciales.

Atender fines administrativos internos, como investigación de mercados y auditorías.

Participar en programas de lealtad.

Al aceptar el tratamiento de datos, los titulares autorizan a IPT SOLUTIONS LTDA para llevar a cabo estas actividades. En estas operaciones pueden participar terceros, proveedores y/o contratistas bajo cláusulas de confidencialidad.

Adicionalmente, los Titulares autorizan a IPT SOLUTIONS LTDA para:

Utilizar la información con fines de mercadeo, tanto de sus productos y servicios como de terceros con los que mantenga una relación de negocios.

Suministrar Datos Personales a autoridades en virtud de requerimientos legales.

Permitir acceso a la información a auditores o terceros contratados para procesos de auditoría.

Consultar y actualizar datos personales en cualquier momento.

Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de información para la ejecución de contratos.

8. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos por escrito, oral o mediante conductas inequívocas del titular.

la autorización del titular no será necesaria en casos específicos, como requerimientos de entidades públicas, datos de naturaleza pública, urgencias médicas, autorización legal para fines históricos, estadísticos o científicos, datos relacionados con el registro civil y otros establecidos por la ley.

9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

la autorización constará en cada canal y mecanismo de recolección de datos de IPT SOLUTIONS LTDA ya sea en formato físico, electrónico u otro que garantice su consulta posterior. Será emitida por el titular antes del tratamiento de sus datos.

La Autorización también puede darse mediante conductas inequívocas, como ingreso a instalaciones con videovigilancia y registros de ingresos y salidas.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a IPT SOLUTIONS LTDA.

Solicitar prueba de la Autorización otorgada.

Ser informado por IPT SOLUTIONS LTDA respecto del uso de sus datos personales.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato en casos específicos conforme a lo contenido en el acápite 13 de la presente política.

Acceder gratuitamente a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

11. DEBERES DE IPT SOLUTIONS LTDA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

IPT SOLUTIONS LTDA reconoce que los datos personales son propiedad de los Titulares y se compromete a utilizarlos únicamente para las finalidades autorizadas y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. En cumplimiento del artículo 17 de dicha ley, IPT SOLUTIONS LTDA asume los siguientes deberes:

Garantizar al Titular el pleno ejercicio de sus derechos en todo momento.

Conservar la información con las condiciones de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos según lo establecido en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Tramitar consultas y reclamos formulados por los titulares conforme al artículo 14 de la misma ley.

Registrar en la base de datos la leyenda "Reclamo en Trámite" según lo regula la Ley 1581 de 2012.

Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" cuando haya notificación por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

Abstenerse de circular información en disputa por el titular y bloqueada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información solo a personas autorizadas.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de la información.

Cumplir con las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECLAMACIÓN

12.1 DERECHO DE ACCESO

El titular tiene derecho a acceder y conocer si su información personal está siendo tratada. Además, puede solicitar rectificación en caso de inexactitudes, cancelación cuando no se utilicen conforme a la ley, y conocer las condiciones generales del tratamiento.

Los titulares y/o autorizados pueden ejercer sus derechos enviando su solicitud al correo electrónico: [email protected]. La solicitud debe incluir información para identificación y contacto.

12.2 RESPUESTA A CONSULTAS

Las consultas serán atendidas en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible atender la consulta en este plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

12.3 RECLAMOS

De acuerdo con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes pueden presentar reclamos ante IPT SOLUTIONS LTDA cuando consideren que la información debe corregirse, actualizarse o eliminarse. El proceso de reclamación seguirá estas reglas:

El Titular presentará el reclamo en los formatos dispuestos por IPT SOLUTIONS LTDA. Si el reclamo no contiene la información necesaria, se requerirá al interesado para subsanar las fallas en un plazo de cinco (5) días. Si no se recibe la información solicitada en dos (2) meses, se entenderá que el solicitante desiste del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible atenderlo en este plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

En casos de suplantación de identidad, IPT SOLUTIONS LTDA informará al Encargado del Tratamiento y procederá conforme a lo establecido.

12.3.1 IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS

En cualquier momento, el Titular o su representante puede solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales. Esto se realizará a través de los medios indicados por IPT SOLUTIONS LTDA, previa acreditación de la identidad. La solicitud debe contener información mínima, como el nombre, domicilio, documentos de identificación y la descripción clara de los datos respecto a los cuales se ejercerá el derecho.

13. SUPRESIÓN DE DATOS Y/O REVOCACIÓN DE AUTORIZACIÓN

El Titular puede solicitar la supresión de sus datos personales en los siguientes casos:

Cuando considere que no se están tratando conforme a la Ley 1581 de 2012.

Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

Cuando haya expirado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines.

La supresión o revocación no procederá en ciertos casos establecidos por la ley, como deberes legales o contractuales, actuaciones judiciales o administrativas, protección de intereses jurídicos tutelados, interés público o cumplimiento de obligaciones legalmente adquiridas.

14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

IPT SOLUTIONS LTDA ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de la información, evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Aunque se implementan medidas de seguridad, el cliente asume los riesgos asociados con la entrega de información en internet.

15. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

IPT SOLUTIONS LTDA se reserva el derecho de realizar modificaciones o actualizaciones a esta Política en cualquier momento, para adaptarse a novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación de servicios o productos.

16. VIGENCIA

Esta Política rige desde la entrada en vigencia de la Ley 1581 de 2012. La vigencia de las bases de datos y los Datos Personales se mantendrá de acuerdo con los términos contractuales o con los términos de ley sobre conservación de documentos.